客戶不回復消息,如何處理外貿客戶已讀不回的方法

2021-03-01 14:29:17發布 470次瀏覽
在我們在做外貿業務的工作當中,經常會遇到外貿客戶已讀不回。這是不可避免的:在某些時候,我們和客戶之間的交流溝通非常順利,但是你的客戶會給你沉默的待遇。沒有回復的原因也是多種多樣的,沒有回復的客戶,我們是該繼續跟進呢?還是放棄呢?

重要的是要記住,許多公司人手不足,業務也很薄弱。盡管研究表明,長時間工作對人和公司都會產生反作用,職業倦怠對企業業務會帶來不利的影響,但我們還是會經??吹竭@種情況發生。

雖然當你無法從客戶那里得到答案時可能會感到沮喪,但這通常不是惡意或無緣無故不回復你信息的結果。你的客戶很有可能每天大部分時間都陷在其它事情的忙碌中,留給他們接聽電話和回復郵件的時間很少。從長遠來看,對你的客戶采取理解的方式(而不是生氣的方式)對你和你的客戶都好。
 
客戶不回復消息圖片

為什么你的外貿客戶會已讀不回
為什么你的客戶看了你發的信息卻沒有回復你,有幾種解釋。它可能像電子郵件混亂一樣簡單,難道我們所有人都沒有浪費時間來清理收件箱,只是為了偏離路線進入這個項目或那個電話嗎?你的外貿客戶也不止你一個客戶,你聯系的時機真的正確嗎。

專家說,你需要整整一分鐘的時間來閱讀一封郵件。而如果你要完全處理好你的收件箱,你至少需要每天有三個小時的時間專門用來閱讀和發送郵件。你的客戶可能沒有足夠的時間來處理這些事情。

他們也可能在等待另一個部門或團隊成員在回復你之前進行權衡,他們只是沒有任何新的東西要報告?;蛘咚麄兛赡苤皇窃谕涎訒r間,因為他們正在遭受一點決策麻痹癥的折磨(同樣,它發生在我們最好的人身上)。

最壞的情況是,他們有壞消息要傳遞,并且正在推遲。但不要妄下結論。你與這個客戶溝通投入的時間約25%?40%,客戶通常投入的5%到10%的時間。很有可能,他們缺乏溝通的原因是,他們同時要處理很多事情,時間很緊張。

打破外貿客戶沉默的策略
保持客戶參與度似乎很困難,要讓他們一直參與進來并不容易,但這些簡單的策略可以幫助你在不傷害關系的情況下保持聯系,而又不會損害雙方的關系。

1)設置截止日期時,強調最重要的截止日期
如果你一開始就假設你的客戶會錯過任何截止日期,那你就已經提前計劃了。提前告訴他們哪些期限是必不可少的,并堅定地告訴他們哪些期限會影響項目的成功或時間。如果他們把這個截止日期給忘記了,可能這個是他們不太重要的事情之一。

2)要明確錯過具體期限的后果
不要害怕把事情說得很具體。“如果我們沒有得到X,我們不能使Y發生”。這將立即點燃許多客戶的熱情,因為他們不想冒項目失敗的風險。如果你不清楚客戶的需求,你最終會自己承擔錯過最后期限的責任。

3)不要使用日歷上的到期日期
相反,用天數來設定截止日期。例如,“在我們收到X之后的五個工作日,我們可以交付Y”。這樣可以創建一個更直觀的時間線,哪怕是一個小的截止日期被錯過,都會發生什么。這也能讓你的客戶更好地了解他們缺乏響應能力會對項目造成的后果。
 
客戶不回復消息,如何正確的處理

4)建立一個清晰的溝通結構
馬上與客戶商定周轉時間和溝通方式,詢問電話是否比電子郵件更好,也許面對面的交流更適合你們的溝通。不要假設對你有用的東西也會對他們有用。如果他們有幾天,知道自己會比較忙碌,或者他們知道自己會沒空做這些,也要記下這些。

5)不要在沒有安排后續工作的情況下結束會議
這有點像和你喜歡的人進行第二次約會。如果你喜歡一個人,你會毫不猶豫地再次約他或她出去。以類似的方式去照顧你的客戶。如果你將時間表設為開放式,則只需要創建另一個步驟即可稍后進行設置(還有更多消息需要等待響應)。

6)創建一個 “如果我們沒有收到你的消息 ”計劃
主動詢問你的客戶,比如 “萬一我們沒有收到你的消息,我們如何自己推進這件事?”這樣我們可以馬上建立一個備用計劃,使你的交付物和時間表更有可能按部就班地進行下去。另外,你的客戶越能信任你代表他們做決定,你們的關系就會變得越牢固。

7)熟悉你客戶的日程安排
當你想要適當且有禮貌地提高溝通的緊迫性時,如果你的客戶是“正常”的一周計劃是在家庭團聚或度假而不在辦公室,這看起來可能會大不相同。

了解你的客戶的一周通常是什么樣的,以便設置合理的交付日期。在與客戶的溝通中,詢問客戶“這一周的工作安排情況”。這可以有效的幫助我們快速的做出簡單預測,了解什么是合理的,什么是不合理的。

你越了解你的客戶,就越容易做到這一點
從采購商公司的角度來看,一個沒有反應的客戶會增加采購商公司完成項目的時間。有時,一個項目有固定的截止日期,所以無論客戶如何拖延工作,采購商公司還是要爭分奪秒地完成項目。這也會導致產生一些其他不必要的開支。你應該一直試圖更好地了解你的客戶,無論如何, 不回復信息也是是另一個機會,做到這一點。過了這個階段,更會進一步拉近你們之間的距離。

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